4 Vuistregels bij inhuur van externe adviseurs.

Soms heeft een onderneming hulp van buiten nodig: er is een onverwachte zieke, er moet speciale kennis ingekocht worden, een project moet gedraaid maar iedereen heeft een volle agenda, enz. Daar is niks mis mee. Maar externen zijn meestal duurder dan internen, dus het is zaak deze mensen snel aan te haken maar ook weer tijdig af te halen.

1 Spreek met de specialisten die het werk gaan doen.

Een grote naam inhuren is makkelijk maar die slimme partner van het intake gesprek gaat het werk niet doen. Je krijgt een manager plus twee trainees . . . . Je betaalt dus voor een naam.

Waarom huur je niet een klein gespecialiseerd bureau in met goede referenties? Je spreekt direct met de mensen met kennis.

De eerste besparing is er dan al: je betaalt niet voor de overhead en corporate marketing.

2. Spreek af wat er gedaan wordt en hoe gerapporteerd wordt.

Wees duidelijk en realistisch in hetgeen verwacht wordt. Neem hier intern de tijd voor voordat je iemand inhuurt. Dit betekent dat ook de eigen personeelsleden weten  wat de opdracht is en hoe er geleverd wordt (rapport, implementatie, bepaalde KPI, enz).  Op deze wijze krijgt ook de adviseur hulp die hij echt kan gebruiken en geen overbodige informatie. Wanneer de rapportage moment er zijn, wees dan kritisch en geef de adviseur de ruimte om te presenteren.

3. Hou regelmatig contact

Tussentijds is het handig om bij te sturen. Sommige adviseurs houden er van om op verschillende plekken te opereren. Maar dit maakt controle op de uren zwak. Stel desnoods een ‘begeleider’ van een andere afdeling aan die kort contact houdt.

Het is slim om continue te weten waar men mee bezig is, anders kun je nog zoveel onderhandelen over het uur tarief. Een paar uur schrijven maakt voor een consultant een laag uurtarief redelijk hoog…

4. Haak ze tijdig weer af.

Sommige advies bureaus zijn meester in het prolongeren van de opdracht. Daarom is het van belang om punt 2 goed te doen. Het werk is bepaald en afgebakend en zelfs al loopt het proces vertraging op, dan moet er de flexibiliteit zijn om de adviseur op non actief te zetten. Zodra de eigen organisatie op eigen kracht verder kan, moet de adviseur overdragen en naar de volgende klus!

Is een groot kantoor garantie voor succes?

Ik ben daar niet zeker van. Er zijn genoeg goede adviseurs met een kleinere omvang die voor een bescheiden prijs meer voor elkaar krijgen. Waarschijnlijk wordt je niet ontslagen “als je een IBM koopt”. Maar uit ervaring weet ik dat daar ook gewoon mensen werken die ook fouten kunnen maken. Sla eens een krant open over dit onderwerp.